ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
a „Hajdú Agrárintegrációs” Beszerző, Értékesítő Korlátolt Felelősségű Társaság
adatkezelési szabályzata

I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1.§  Preambulum

A Társaság vállalja, hogy adatkezelési tevékenységét – a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések meghozatalával – úgy végzi, hogy az megfeleljen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének –  a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: Rendelet) – továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek.

2. §  A Szabályzat célja

Jelen Szabályzat a Rendelet, és az Infotv. rendelkezésein alapul abból célból, hogy tanúsítsa, hogy a Társaság megfelel a Rendelet személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályainak és elveinek. 

3. § A Szabályzat hatálya

(1) A Szabályzat hatálya a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló, vagy szerződéses ajánlat során kapcsolatba kerülő természetes személyek (ide értve pl. a munkavállalókat, az egyéni vállalkozót, egyéni céget, az őstermelőt, a természetes személy vevőket, eladókat, szállítókat és egyéb természetes személy szerződéses partnereket is) személyes adatainak a Társaság által történő kezelésére terjed ki.

(2) A Szabályzat hatálya kiterjed a Társasággal kapcsolatban álló jogi személyek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatainak a nyilvántartására.

4. § Fogalom meghatározások és kiterjesztő szabályok

1. E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza, melyekhez a jelen Szabályzat egyes fejezeteiben külön meghatározások is szerepelhetnek.
2. Az egyes fejezeteknél a személyes adatok címzettjei: azok a személyek, akik a személyes adatokat gyűjthetik, megismerhetik, rögzíthetik, rendszerezhetik, tárolhatják, kezelhetik, törölhetik, továbbíthatják, stb..
3. A Társaság ellenőrzési feladatait ellátó testületének (Felügyelő Bizottság), tagja ellenőrzési tevékenységének ellátása során jogosult a Társaság által kezelt személyes adatokat megismerni amennyiben a jelen Szabályzat 10. számú mellékletét képező titoktartási nyilatkozatot aláírta.
4. Ha jogszabály az adatok megőrzésére a Szabályzatban megszabott időtartamnál hosszabb időt állapít meg, akkor a jogszabályban meghatározott időtartam az irányadó.

II. FEJEZET
AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

5. § Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

(1)  A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lapon kell kérni.

(2) Hozzájárulásnak minősül bármely egyéb olyan nyilatkozat, amely egyértelműen jelzi az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez. A hallgatás vagy a nem cselekvés nem minősül hozzájárulásnak. 

(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.

(4) A Társaság nem kötheti a szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.

(5) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.

(6) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

(7) A Társaság a 2. számú melléklet szerinti általános adatkezelési tájékoztatóját az érintettek számára közzé teszi a www.hajduagrar.hu honlapján. A tájékoztató célja, hogy az érintetteket az adatkezelés megkezdése előtt és az adatkezelés tartama alatt részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden lényeges körülményről és tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, hogy az érintett személyes adatait az adatkezelő a Rendelet és az Infotv.  rendelkezései alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatás tartalmazza az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogait és a jogorvoslati lehetőségeket. Az adatkezelés megkezdése előtt a tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.

6. § Jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés

(9) A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést törvény (vagy más jogszabály) határozta meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ez esetben közölni kell, hogy az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítésének jogcímén alapul, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás pl. honlapon való nyilvánosságra hozatalával is.

III. FEJEZET
MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS  ADATKEZELÉSEK

Jelen fejezetben munkavállalók: a Társasággal munkaviszonyban álló munkavállalók.

7. § Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás

• A munkavállalóktól csak olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, illetve olyan munkaköri alkalmassági vizsgálatok (ideértve a munka alkalmassági orvosi vizsgálatot is) elvégzését lehet kérni, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, és amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez szükségesek és a munkavállaló személyiségi jogait nem sértik.
• A Társaság jogszabályi kötelezettség, illetve munkáltatói jogos érdekeinek érvényesítése (Rendelet 6. cikk (1) bekezdése f)) jogcímén munkaviszony létesítése, fenntartása vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló alábbi adatait:

1. név,
2. születési név,
3. születési helye, ideje,
4. anyja neve,
5. lakcíme,
6. állampolgársága,
7. adóazonosító jele,
8. TAJ száma,
9. nyugdíjas törzsszám  (nyugdíjas munkavállaló esetén),
10. telefonszám,
11. e-mail cím,
12. személyi igazolvány száma,
13. lakcímkártya száma,
14. bankszámlaszáma (ha a fizetés bankszámlára való átutalással történik),
15. online azonosító (ha van)
16. munkába lépésének kezdő és befejező időpontja,
17. munkaköre,
18. iskolai végzettségét, szakképzettségét igazoló okmány másolata,
19. önéletrajz,
20. fényképe (ha ezt kérték pl. az önéletrajzhoz),
21. a  munkabérrel, a bérfizetéssel, és egyéb juttatásokkal kapcsolatos adatok,
22. a munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozás, illetve ennek jogosultságát igazoló okirat,
23. a munkavállaló munkájának értékelését tartalmazó irat,
24. a munkaviszony megszűnésének módja, az erre vonatkozó iratok,
25 erkölcsi bizonyítvány (ha a munkakörhöz szükséges),
26. a munkaköri alkalmassági vizsgálatokra vonatkozó iratok,
27. magánnyugdíj pénztári és önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagság esetén a pénztár megnevezése, azonosító száma és a munkavállaló tagsági száma,
28. külföldi munkavállaló esetén útlevélszám; munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezése és száma,
29  munkavállalót ért baleset jegyzőkönyvében rögzített adatok;
30. saját személygépkocsi hivatali célra történő használata esetén a gépjármű forgalmi rendszáma és a jogosítvány száma;
31. ha a munkakör ellátásához jogosítvány szükséges, a jogosítvány száma és másolata.

(3) Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a Társaság csak a Munka Törvénykönyvében meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.

(4) A személyes adatok címzettjei: az ügyvezető mint a munkáltatói jogkör gyakorlója, adminisztrátor. A Társaságnak bérszámfejtést és könyvelést végző adatfeldolgozó társaság kijelölt munkavállalói, akik kizárólag az adott feladat ellátásához szükséges személyes adatokat ismerhetik meg.

(5) A személyes adatok tárolásának időtartama: az 1-5, a 7-9., 16., 21-22., 27. a munkaviszony megszűnését követő 50 év, a többi adat tekintetében 3 év.

(6) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén, a társadalombiztosítási-, adó- és nyugdíjjogszabályokon, és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul.  

(7) A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen Szabályzat 2. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és a személyhez fűződő jogairól.

8. § Alkalmassági vizsgálatokkal – ideértve a munkaköri alkalmassági orvosi vizsgálatot is – kapcsolatos adatkezelés

(1) A munkavállalóval csak olyan alkalmassági vizsgálat végeztethető el, amelyet jogszabály, vagy munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges. A vizsgálat előtt a munkavállalókat részletesen tájékoztatni kell többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik, és miért kell. Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a jogszabály címéről és számáról, valamint a pontos jogszabályhelyről is. Az alkalmassági vizsgálathoz kapcsolódó adatkezelési tájékoztató mintáját jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.

 (2) A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri, valamint az egészségügyi alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek.

(3) Az adatkezelés jogalapja: jogszabály (a Munka Törvénykönyve, a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet) és a munkáltató jogos érdeke.

(4) A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése.

(5) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a vizsgálat eredményét a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára (adott munkakör ellátására) alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a munkáltató nem ismerheti meg.

(6) A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év.

9. §  Felvételre jelentkező személyek adatainak kezelése

(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, születési helye, ideje, anyja neve, lakcíme, képesítési adatok, az erre vonatkozó bizonyítvány-másolatok, fénykép, telefonszám, e-mail cím, önéletrajz, a benyújtott pályázat, a jelentkezőről készített munkáltatói értékelés (feljegyzés). 

(2) A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztott személlyel munkaszerződés megkötése. Az érintettet az elutasító döntés meghozatalát követő 15 napon belül tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.

(3) Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

(4) A személyes adatok címzettjei: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető vagy testület, a munkaügyi, személyzeti feladatokat ellátó munkavállalók. 

(5) A személyes adatok tárolásának időtartama: A jelentkezés,- pályázat elbírálását követő 15 nap. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait a 16. napon törölni kell. Törölni kell annak a jelentkezőnek az adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta.

(6) A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg az (5) pontban foglalt határidőn túl a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van.  E hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően – a (2) bekezdésben foglalt határidőig – kell kérni a jelentkezőktől.

IV. FEJEZET
A TAGOK  NYILVÁNTARTÁSA

10. § A tagok  személyes adatainak nyilvántartása

• A Kft. tag alábbi személyes adatai kezelhetők:

1. név,
2. születési név,
3. születési helye, ideje,
4. anyja neve,
5. lakcíme,
6. adóazonosító jele,
7. TAJ száma,
8.  telefonszám,
9.  e-mail cím,
10. személyi igazolvány száma,
11. lakcímkártya száma,
12. bankszámlaszáma (ha bármely pénzbeli juttatás bankszámlára való átutalással történik),
13. online azonosító (ha van)
14. tagsági viszony kezdő és befejező időpontja,
15. törzsbetét mértéke.

(2) A személyes adatok címzettjei: az ügyvezető, adminisztrátor (mint tagjegyzéket vezető munkatárs). A Kft.-nek bérszámfejtést és könyvelést végző adatfeldolgozó társaság kijelölt munkavállalói.

• A személyes adatok tárolásának időtartama: az 1-7., 14-15., a tagsági viszony megszűnését követő 5 év, a többi adat tekintetében 3 év.

• A Társaság jelen Szabályzat 2. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a Kft. tagját személyes adatainak kezeléséről és a személyhez fűződő jogairól.

V. FEJEZET
SZERZŐDÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

11. § Szerződéses kapcsolatban álló partnerek adatainak kezelése – bérbeadók, vevők, szállítók, stb. személyes adatainak nyilvántartása

1. Az adatkezelés jogcíme: szerződéskötést megelőzően megteendő intézkedések, szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése
2. Az érintettek köre: a vevőként, szállítóként, integrációban résztvevőként, szolgáltatás igénybe vevőjeként, illetve a Társasággal egyéb üzleti kapcsolatban álló vagy üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait.
3. A kezelt adatok köre: az érintett neve, születési neve, születési helye, ideje, anyja neve, lakcíme, adóazonosító jele, adószáma, vállalkozói-, őstermelői igazolvány száma, személyi igazolvány száma, lakcíme, székhelye, telefonszáma, e-mail címe, honlap-címe, bankszámlaszáma, vevőszáma (ügyfélszáma, rendelésszáma),

12. §  Jogi személy partnerek természetes személy képviselőinek személyes adatai

1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
2. A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével szerződés megkötése, teljesítése, üzleti kapcsolattartás.
3. Az adatkezelés jogalapja: a Társaság jogos érdeke.
4. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyvezetője, adminisztrátora , valamint a könyvelési, adózási feladatokat ellátó adatfeldolgozó társaság kijelölt munkavállalói.
5. A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 év. Ha jogszabály (pl. adótörvény, stb.) ennél hosszabb időt állapít meg a szerződések nyilvántartására, illetve tárolására, akkor e jogszabályokban meghatározott időtartam.
6. Az adatfelvételi tájékoztató lap mintáját jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza. Ezen tájékoztatót az ügyféllel, vevővel, szállítóval kapcsolatban álló munkavállalónak ismertetnie kell az érintett személlyel. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni. 

VI. FEJEZET
JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

13. § Adatkezelés az adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy természetes személyazonosító adatai: név (előző név) születési hely, idő, anyja neve, lakcíme, adószáma és adóazonosító száma vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma. 
2. Az adatkezelés jogalapja: az adójogszabályokban (pl. az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. törvény, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény,  foglalt kötelezettségeknek való megfelelés, illetve azok teljesítése, valamint szerződéskötést megelőzően megteendő intézkedések (szerződés megkötése), szerződés-módosítás esetén: szerződés teljesítése)  jogcímen alapul.
3. A Társaság kezeli a vevőként, szállítóként, integrációban résztvevőként, szolgáltatás igénybe vevőjeként, illetve vele egyéb üzleti kapcsolatban álló vagy üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait.
4. A személyes adatok címzettjei: (az adatokat megismerheti, kezelheti): a Társaság ügyvezetője, adminisztrátora, továbbá a könyvelési,- adózási feladatokat ellátó adatfeldolgozó Társaság kijelölt munkavállalói.
5. A  személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 7 év. [Ha jogszabály (pl. valamely támogatási jogszabály, stb.) ennél hosszabb időt állapít meg a szerződések nyilvántartására, illetve tárolására, akkor e jogszabályokban meghatározott időtartam.]

14. § Kifizetői adatkezelés

1. A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben (jogszabályban) előírt adó- és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők és szerződéses kapcsolatban állók – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art. 7.§  31.)  kapcsolatban áll.
2. A kezelt adatok köre:  a természetes személy természetes személyazonosító adatai: név (előző név) születési hely, idő, anyja neve, lakcíme, adószáma és adóazonosító száma, társadalombiztosítási azonosító jele (TAJ szám), ha az érintett nyugdíjas, a nyugdíjas törzsszáma. Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, a Társaság kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§ (2) b./) tagságra vonatkozó adatait az adó- és járulékkötelezettségek teljesítése (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.
3. Az adatkezelés jogcíme: az adójogszabályokban (pl. az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. törvény, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény), a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvényben foglalt kötelezettségeknek való megfelelés, illetve azok teljesítése.
4. A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 7 év.
5. A személyes adatok címzettjei: a Társaság ügyvezetője, adminisztrátora,  továbbá a könyvelési,- adózási feladatokat ellátó adatfeldolgozó Társaság kijelölt munkavállalói.

VII. FEJEZET
ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

19. §  Adatbiztonsági intézkedések

(1)  A Társaság valamennyi adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

(2) A Társaság az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

(3) A Társaság a személyes adatokat bizalmas adatként kezeli. A munkavállalóknak a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 7. számú melléklet szerinti nyilatkozatot kell alkalmazni.

(4) A Társaság az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.

(5) A Társaság az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.

(6) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja:

a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;

b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;

c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;

d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;

e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és

f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

(7) A Társaság a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.

(8) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá. A személyzeti, a bér- és munkaügyi és a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló magánszemélyek személyes adatait tartalmazó iratait biztonságosan elzárva kell tartani és gondoskodni kell arról, hogy e helyiségek (szekrények) kulcsaihoz csak az arra jogosult juthasson hozzá.

VIII. FEJEZET
ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

21. § Az adatvédelmi incidens fogalma

(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.)

(2) Incidens például: az olyan laptop elvesztése, amelyen személyes adatok vannak, a személyes adatok nem biztonságos tárolása; adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő- partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.

22. § Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása 

(1)       Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Társaság vezetőjének feladata.

(2)       Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.

(3)       Amennyiben a társaság ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell a  ársaság vezetőjét.

(4)       A Társaság munkavállalói kötelesek jelenteni a Társaság vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.

(5)       Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társaság központi e-mail címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket.

(5) Adatvédelmi incidens bejelentése esetén a Társaság vezetője – az adatok biztonságáért felelő dolgozó bevonásával – haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó.  Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:

1. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,
2. az incidens leírását, körülményeit, hatásait,
3. az incidens során jogosulatlanul megismert adatok körét, számát,
4. az incidenssel  érintett személyek körét,
5. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,
6. a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.

(7)       Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.

23. § Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

1. Az  adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:

1. az érintett személyes adatok körét,
2. az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
3. az adatvédelmi incidens időpontját,
4. az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
5. az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,
6. az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

(2)       A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni. 

IX. FEJEZET
AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI

24. § Tájékoztatás az érintett jogairól

E Fejezet alkalmazásában érintett: mindazon természetes személyek, akiknek az adatait a Társaság, mint adatkezelő kezeli

a. Előzetes tájékozódáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon. (Rendelet 13-14. cikk)

b. Az érintett hozzáférési joga
Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a Rendeletben meghatározott kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon. (Rendelet 15. cikk).

c. A helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését. (Rendelet 16. cikk).

d. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha a Rendeltben meghatározott indokok valamelyike fennáll. (Rendelet 17. cikk)

e. Adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést ha a rendeltben meghatározott feltételek teljesülnek.  (Rendelet 18. cikk)

f. A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés-korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatja e címzettekről. (Rendelet 19. cikk)

g. Az adathordozhatósághoz való jog

A Rendeletben írt feltételekkel az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta. (Rendelet 20. cikk)

h. A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének e) pontján (az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges) vagy f) pontján (az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükség. (Rendelet 21. cikk)

i. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. (Rendelet 22. cikk)

j. Korlátozások

Az Adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja a 12–22. cikkben és a 34. cikkben foglalt, valamint a 12–22. cikkben meghatározott jogokkal és kötelezettségekkel összhangban  (Rendelet 23. cikk).

k. Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. (Rendelet 34. cikk)

l. A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog
(hatósági jogorvoslathoz való jog)

m. Az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 1025  
Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.), ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a Rendeletet. (Rendelet 77. cikk)

n. A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog

o. Minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben, vagy ha a felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a  benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről. (Rendelet 78. cikk)

p. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog

q. Minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait. (Rendelet 79. cikk)

X. FEJEZET
AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE,

 AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI

25. §  Intézkedések az érintett kérelme alapján

(1) A Társaság, mint adatkezelő késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.

(2) Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül írásban (ideértve az e-mailt is, ha a kérelem e-mailen érkezett) tájékoztatja az érintettet.

(4) Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított harminc napon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be a felügyeleti hatóságnál (NAIH), és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

(5) A Társaság, mint  Adatkezelő a  Rendelet  13. és 14. cikk szerinti információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást (Rendelet 15-22. és 34. cikk)  és intézkedést díjmentesen biztosítja.  Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen annak ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a Társaságot terheli.

XI. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

26. §  A Szabályzat megállapítása és módosítása

A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társaság ügyvezetője  jogosult.

27. § Intézkedések a Szabályzat megismertetése érdekében

E Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Társaság valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) munkaköri kötelezettsége. A munkaszerződési kikötés mintáját jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza.

Debrecen, 2018. május 25.